Etiqueta para e-mails
Dicas sobre como escrever ou responder mensagens de e-mail, principalmente os profissionais.
Se você espera que ações sejam tomadas, não as espalhe pelo corpo do e-mail. Isso dificulta o entendimento do destinatário, podendo fazer com que seja necessária mais de uma leitura para compreender o que precisa ser feito. Ao invés disso, economize tempo do leitor trazendo a tona informações relevantes para ele. Escreva exatamente o que precisa que o destinatário faça diretamente no assunto do e-mail e caso seja conveniente, o tempo estimado que ele levaria na execução da ação solicitada.
Por exemplo, ao invés de "Feedback para o projeto X", pode ser "Escreva um feedback de 5 minutos sobre a pesquisa X". Caso uma estimativa de tempo não seja apropriada, seja específico na ação solicitada, outro exemplo é, ao invés de "Estimativa de gastos para o quarto trimestre", escreva "Aprove a estimativa de gastos para o quarto trimestre"
Estas sutis diferenças podem influenciar a tomada de decisão sobre executar a ação antes mesmo da abertura do e-mail ou aguardar um tempo livre para saber o que precisa ser feito sobre o assunto. Sabendo o que deve ser feito previamente, torna a decisão prática e rápida de ser tomada, já que seria factível a execução entre esta reunião e a próxima.
Caso seu e-mail seja sobre um assunto que já foi iniciado, continue utilizando a mesma thread ao invés de enviar um novo e-mail sobre o mesmo assunto. Isso mantém o contexto claro para todos envolvidos nesta thread.
Sempre que necessário adicionar ou remover novos destinatários a uma thread, explique o motivo antes da sua mensagem no e-mail, ou seja, no topo do e-mail seguido de quebra de linha, para que os leitores saibam imediatamente quem são os novos destinatários.
Evite escrever muita informação no inicio do e-mail e deixar sua mensagem relevante, solicitando ou oferecendo algo para o final do e-mail. Sempre inclua primeiro o seu ponto principal, seguido do contexto. Veja um exemplo simples. ... — Olá Lucia, meu nome é Guilherme e faço parte da equipe de arquitetura Front-end. Estamos preparando uma apresentação das decisões tomadas e novidades que vem pela frente, para a comunidade, que está carente em saber o que andamos fazendo por aqui e por isso estamos tendo pouca adoção no uso de nossas ferramentas atuais e não queremos que isso ocorra para o que estamos planejando para o próximo ano. Posso pedir que nos ajude preparando uma arte gráfica que enviaremos na próxima semana a todas as pessoas envolvidas na comunidade? ... Agora compare com a mensagem abaixo. ... — Olá Lucia, posso incomodá-la pedindo que prepare uma arte gráfica que enviaremos na próxima semana a todas as pessoas envolvidas na comunidade? Contexto: Nossa comunidade está carente sobre o que andamos fazendo por aqui e por isso estamos tendo pouca adoção no uso de nossas ferramentas atuais e não queremos que isso ocorra para o que estamos planejando para o próximo ano. ... Percebeu a diferença? Escrevendo desta forma estamos dando a oportunidade do leitor escolher ler ou não a parte menos importante do e-mail.
Quando receber um e-mail com muito conteúdo desorganizado, resuma os principais pontos do remetente para ele em sua resposta. Isso não somente ajuda confirmar seu entendimento do e-mail, como também fará a outra parte se sentir agradecida pela sua ajuda na organização dos pensamentos.
Espero que estas dicas sejam úteis em seu dia-a-dia, grande abraço! --- Guilherme Siquinelli, dia 6 de abril de 2024.
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